调档函申请书模板

模板一：适用于企事业单位新录用员工调档

[接收档案单位全称，如：XX有限公司人力资源部 / XX事业单位人事处]：

兹有 [被调档人姓名] 同志，性别 [男/女]，出生年月 [XXXX年XX月]，身份证号码：[完整的身份证号码]。该同志于 [XXXX年XX月XX日] 经我单位研究决定（或：通过公开招聘/校园招聘/内部推荐等方式），已被正式录用（或：聘用）至 [具体部门名称] 担任 [具体岗位名称] 职务。

根据国家关于人事档案管理的相关规定以及我单位员工录用管理工作的需要，为全面了解该同志的学习经历、工作履历、政治面貌、专业技术职称、奖惩情况等个人信息，完善其入职手续，并为其建立规范的人事档案管理，现需将其全部人事档案材料（包括但不限于学籍档案、工作档案、党员档案等）调转至我单位统一管理。

据悉，[被调档人姓名] 同志的人事档案现存放于贵单位（或：[原档案所在单位全称，如XX市人才服务中心、XX大学学生档案室、XX公司人力资源部等]）。

为此，特向贵单位（或：[原档案所在单位名称]）发出此函，恳请贵单位（或：[原档案所在单位名称]）在接到本函后，依据档案管理规定，尽快审核并办理 [被调档人姓名] 同志人事档案的转出手续。请将该同志的全部人事档案材料，包括正本和所有副本材料（如有），进行严格、规范的整理、清点、密封，确保档案材料的完整性、真实性和安全性。

档案转递方式请选择以下其中一种（请贵单位根据实际情况勾选或注明）：

（ ）通过机要交通渠道转递。

（ ）由我单位指派专人（姓名：[取档人姓名]，身份证号：[取档人身份证号码]，联系电话：[取档人联系电话]）前来领取。如需介绍信或授权委托书，请提前告知。

（ ）通过中国邮政EMS“高校学生档案专用”或“人事档案专用”渠道邮寄（请务必确保安全、可追踪）。

我单位档案接收信息如下：

单位名称：[接收档案单位全称]

接收部门：[具体接收部门，如：人力资源部档案室]

详细地址：[接收单位详细地址，含省、市、区、街道、门牌号]

邮政编码：[接收单位邮政编码]

联系人：[档案接收负责人姓名]

联系电话：[档案接收负责人办公电话]

手机：[档案接收负责人手机号码，可选]

电子邮箱：[档案接收负责人电子邮箱，可选]

请贵单位（或：[原档案所在单位名称]）在转出档案时，务必随档案附上《档案转递通知单》或类似凭证，并在档案袋封面上清晰注明档案内所含材料的总卷数（或总件数），加盖骑缝章。同时，请填写以下回执并及时寄回或传真至我单位，以便我们确认档案已安全寄出及预计到达时间。

敬请贵单位（或：[原档案所在单位名称]）大力支持与协助，我们将不胜感激！如有任何疑问或需要进一步沟通协调的事项，请随时与我单位档案接收联系人联系。

此致

敬礼！

[接收档案单位全称]（加盖公章）

[XXXX年XX月XX日]

（请沿虚线裁下或复印此部分，填写后寄回/传真）

调档函回执

[接收档案单位全称，如：XX有限公司人力资源部 / XX事业单位人事处]：

贵单位于 [XXXX年XX月XX日] 发来的关于调取 [被调档人姓名] 同志（身份证号：[身份证号码]）人事档案的函（文号：[如有文号请填写]）已收悉。

经核查，[被调档人姓名] 同志的人事档案 [存在/不存在] 于我单位。

（如存在）现已按要求整理完毕，共计 [档案卷数/件数] 卷（件），档案材料截至日期为 [档案材料截止日期，如XXXX年XX月]。

该档案已于 [XXXX年XX月XX日] 通过以下方式转出：

（ ）机要交通转递，机要号：[机要号码]

（ ）由贵单位指派专人 [取档人姓名] 于 [XXXX年XX月XX日] 领取。

（ ）中国邮政EMS（或其他快递，请注明）寄出，快递单号：[快递单号]，预计送达日期：[预计送达日期]。

档案转出经办人：[经办人签名]

联系电话：[经办人联系电话]

档案管理部门负责人：[负责人签名或盖章]

[原档案所在单位全称]（加盖公章）

[XXXX年XX月XX日]

模板二：适用于高校录取新生（尤其是研究生）调档

[档案所在单位全称，如：XX大学学生工作处 / XX学院档案室 / XX市人才交流服务中心]：

兹有考生 [被调档学生姓名]，性别 [男/女]，出生年月 [XXXX年XX月]，身份证号码：[完整的身份证号码]，考生编号（或高考/考研报名号）：[考生编号]。该生已通过 [XXXX年全国硕士研究生统一招生考试 / 全国普通高等学校统一招生考试 / 博士研究生入学考试等]，被我校正式录取为 [XXXX级] [学院/系名称] [专业名称] 专业 [博士/硕士/全日制本科/非全日制等] 学生，学号（如有）：[学号]。

根据教育部关于高等学校学生档案管理的相关规定以及我校学籍管理和学生培养工作的要求，为确保该生能够顺利办理入学报到手续、建立完整的学籍档案、进行后续的培养管理、评奖评优、毕业派遣以及党员组织关系接转（如适用）等事宜，现需将其全部个人档案（含学籍档案、人事档案、党员档案等，视具体情况说明）调入我校集中管理。

据悉，[被调档学生姓名] 同志（同学）的个人（学籍/人事）档案目前存放于贵单位。

特此函请贵单位（或部门）予以大力支持，在接到本函后，依据档案管理规定，尽快审核、整理 [被调档学生姓名] 同学（同志）的全部档案材料，确保档案内容的完整性、连续性和规范性。请将所有材料（包括高中阶段材料、本/专科阶段学籍材料、研究生阶段学籍材料、工作期间形成的档案材料、党员材料等，请根据实际情况调整）整理齐全后，严格按照档案转递要求进行密封，加盖骑缝章，并通过安全可靠的方式转递至我校。

档案转递方式建议采用（请贵单位优先选择）：

（ ）通过机要交通渠道转递。

（ ）通过中国邮政EMS“高校学生档案专用”通道邮寄。请务必在快递单上注明“学生档案”或“人事档案”字样，并确保不投递至个人或非档案管理部门。

我校档案接收信息如下：

单位名称：[录取院校全称]

接收部门：[具体接收部门，如：研究生院档案室 / 学生档案管理中心 / 党委组织部等]

详细地址：[学校详细地址，含省、市、区、路、号]

邮政编码：[学校邮政编码]

联系人：[档案接收负责人姓名]

联系电话：[档案接收负责人办公电话]

传真：[档案接收部门传真号码，可选]

请注意：为保证新生按时报到注册及后续工作的顺利进行，请贵单位务必于 [XXXX年XX月XX日] （通常是开学前一段时间）前将档案寄（送）达我校。若因特殊原因无法按时转递，请及时与我校档案接收联系人沟通说明。

请在转递档案时，务必随档案附上《档案转递通知单》或类似清单，注明档案内材料卷（件）数。同时，恳请填写以下回执并尽快寄回或传真至我校招生办公室（或研究生院），以便我校掌握档案动态，做好接收准备。

感谢贵单位对我校招生及学生管理工作的大力支持与配合！

此致

敬礼！

[录取院校全称]（加盖公章，通常是招生办公室或研究生院公章）

[XXXX年XX月XX日]

（请沿虚线裁下或复印此部分，填写后寄回/传真）

调档函回执

[录取院校全称] [招生办公室 / 研究生院]：

贵校于 [XXXX年XX月XX日] 发来的关于调取 [被调档学生姓名] 同学（同志）（身份证号：[身份证号码]，考生编号：[考生编号]）个人（学籍/人事）档案的函（文号：[如有文号请填写]）已收悉。

经核实，[被调档学生姓名] 同学（同志）的档案 [存放/不存放] 于我单位。

（如存放）该档案共计 [档案卷数/件数] 卷（件），已按要求整理、密封完毕。

档案已于 [XXXX年XX月XX日] 通过以下方式转出：

（ ）机要交通转递，机要号：[机要号码]

（ ）中国邮政EMS（或其他方式，请注明）寄出，快递单号：[快递单号]。

档案转出经办人：[经办人签名]

联系电话：[经办人联系电话]

档案管理部门负责人：[负责人签名或盖章]

[原档案所在单位全称]（加盖公章）

[XXXX年XX月XX日]

模板三：适用于机关事业单位、国有企业内部调动或组织考察调档

[档案所在单位全称，具体到人事/组织部门]：

根据 [上级主管部门批示/文件精神，文号：XXX / 干部管理权限规定 / 组织工作安排 / 公务员（事业人员）调动规定等，请写明具体依据]，因 [干部选拔任用工作需要 / 公务员（事业人员）跨单位调动 / 内部岗位调整 / 组织考察 / 政治审查 / 职称评审 / 办理退休手续等，请写明具体事由]，需调阅（或：调转） [被调档人姓名] 同志的人事档案。

[被调档人姓名] 同志，性别 [男/女]，出生年月 [XXXX年XX月]，身份证号码：[完整的身份证号码]，现任（或原任）[被调档人现/原职务、职级，如：XX处副处长 / XX科科员 / 高级工程师等，如无具体职务可写明身份，如：专业技术人员]。

为确保相关工作的顺利进行，全面、准确地了解该同志的德、能、勤、绩、廉等方面的表现，以及其个人成长经历、家庭社会背景、奖惩情况等重要信息，请贵单位（部门）协助办理 [被调档人姓名] 同志人事档案的调阅（或：调转）事宜。

请按以下要求办理：

1. （适用于调阅） 请贵单位在接到本函后，准备好 [被调档人姓名] 同志的全部人事档案正本材料，我单位将指派 [查档人姓名A]（政治面貌：中共党员，职务：[职务]，工作证号：[工作证号]）、[查档人姓名B]（政治面貌：中共党员，职务：[职务]，工作证号：[工作证号]）两名同志（必须是中共党员且符合查档资格）于 [XXXX年XX月XX日] 前往贵单位查阅档案。请提供必要的查阅场所和条件，并指定专人配合。查阅期间，我们将严格遵守《干部人事档案工作条例》及相关保密规定，不摘抄、不复印、不外泄档案内容。查阅完毕后，档案原件仍由贵单位保管。

2. （适用于调转） 请贵单位在接到本函后，严格按照《干部人事档案工作条例》及档案整理规范，对 [被调档人姓名] 同志的全部人事档案材料（包括所有副卷、补充材料、党员档案等，如有特殊要求请注明）进行认真细致的清点、核对、整理、分类、排序、编目，确保档案材料齐全、完整、真实、规范。整理完毕后，请将档案装入标准档案袋，妥善密封，并在档案袋封面及封条上加盖贵单位（部门）公章或人事档案专用章（骑缝章）。

   档案转递必须通过机要交通渠道进行，严禁通过普通邮寄、快递或交由本人自带。请将档案直接寄往以下地址：

   单位名称：[接收档案单位全称]

   接收部门：[具体接收部门，如：组织部干部档案室 / 人事处档案科]

   详细地址：[接收单位详细地址]

   邮政编码：[接收单位邮政编码]

   联系人：[档案接收负责人姓名]

   联系电话：[档案接收负责人办公电话，必须是座机]

   机要地址（如有）：[机要通信地址]

   请在寄出档案后，及时填写《档案转递通知单》（一式两份，一份随档，一份寄送我单位联系人），并将下附的回执填写完整后，通过机要或挂号信方式寄回我单位，以便我们跟踪档案状态。

请贵单位（部门）务必高度重视人事档案的严肃性和保密性，严格按照规定程序办理调档事宜。若在办理过程中遇到任何问题，请及时与我单位联系人沟通。

感谢贵单位（部门）对我们工作的大力支持与配合！

此致

敬礼！

[调档单位全称]（加盖公章，通常是组织部门或人事部门公章）

[XXXX年XX月XX日]

（请沿虚线裁下或复印此部分，填写后寄回）

调档函回执

[调档单位全称] [组织部/人事处]：

贵单位于 [XXXX年XX月XX日] 发来的关于调阅（或：调转） [被调档人姓名] 同志（身份证号：[身份证号码]）人事档案的函（文号：[如有文号请填写]）已收悉。

经办情况如下：

（ ）同意按要求提供查档。（适用于调阅）

（ ）[被调档人姓名] 同志的人事档案共计 [档案卷数] 卷，[材料件数] 件，档案材料截止日期为 [档案材料截止日期]。档案已按规定整理、密封完毕。

（适用于调转）该档案已于 [XXXX年XX月XX日] 通过机要交通渠道转递至贵单位指定地址，机要号：[机要号码]。随档附有《档案转递通知单》。

档案转出经办人：[经办人签名]

联系电话：[经办人联系电话]

档案管理部门负责人：[负责人签名]

[原档案所在单位全称]（加盖公章或人事档案专用章）

[XXXX年XX月XX日]