调取档案申请书

【样本一：个人因私调取人事档案申请书】

[接收单位名称，如：XX市/区/县档案馆或 XX公司/单位人事档案管理部门]：

本人 [姓名]，性别 [男/女]，出生于 [出生年月日]，身份证号码：[身份证号码]。原系 [原工作单位全称或原就读学校全称] 的 [职工/学生]，档案编号（如有）：[档案编号]。现因 [详细说明调档原因，例如：办理退休手续、申请社会保险、证明工作/学习经历、办理出国（境）定居/留学/探亲、考研政审、职称评定、历史遗留问题核实、更正个人信息、司法诉讼需要、落实政策待遇、办理房产继承、寻找亲属关系证明等。请根据实际情况详细阐述，说明需要档案中哪方面的信息以及该信息的重要性，例如：“为办理退休审批手续，根据当地社保部门要求，需提供本人自参加工作以来完整的履历信息、历次工资调整记录及视同缴费年限认定的相关证明材料，上述信息均存放于本人人事档案中，特别是 [具体需要的文件名称，如：职工登记表、转正定级表、历次工资调整审批表、干部履历表等] 是核定退休待遇的关键依据，缺少将无法完成退休手续办理，严重影响本人晚年生活保障。”或“因子女申请就读XX学校，校方要求提供家长在特定时间段内的工作证明，本人于XXXX年XX月至XXXX年XX月在贵单位（或档案所涉单位）工作，相关工作履历及职务证明材料存放于人事档案中，需调取复印以满足学校入学审核要求。”或“本人正在办理XX国家签证，需提供最高学历及学位证明的原始档案记录复印件，本人于XXXX年XX月至XXXX年XX月在XX学校就读，学籍档案应包含相关成绩单、毕业生登记表及学位授予证明等材料。”]。

为满足上述事由的办理需求，特申请调阅本人存放于贵处（或由贵处管理的）的个人人事/学籍档案。具体需要查阅/复印的档案内容主要包括（请尽可能具体列出，如不确定可写明需要信息的大致范围）：

1. [具体文件名称，如：履历表/职工登记表/干部履历表]

2. [具体文件名称，如：历次工资调整审批表/工资变动记录]

3. [具体文件名称，如：招工/招干/录用/聘用审批表]

4. [具体文件名称，如：转正定级审批表]

5. [具体文件名称，如：专业技术职务评定/聘任相关材料]

6. [具体文件名称，如：学历/学位证明材料（如：学籍卡、成绩单、毕业生登记表、学位授予证明等）]

7. [具体文件名称，如：奖惩记录材料]

8. [具体文件名称，如：党团关系材料]

9. [具体文件名称，如：服役/退伍/转业相关材料]

10. [其他需要查阅的具体文件或信息内容，请详细说明]

涉及时间范围：[大致需要信息的时间段，如：自XXXX年XX月至XXXX年XX月]

本人承诺：

1. 严格遵守贵单位（部门）关于档案查阅、复印、利用的相关规定和保密制度。

2. 所查阅、复印的档案材料仅用于本次申请所述之特定目的，绝不用于任何非法用途或损害国家、集体及他人利益的活动。

3. 妥善保管所获取的档案信息及复印件，不擅自涂改、损毁、伪造、转让、传播或公开。如需向第三方机构提供，保证其用途与申请目的相符，并承担相应保密责任。

4. 如需借出档案原件（若政策允许），保证按期归还，并保持档案的完整与原貌。

5. 如因本人违反上述承诺或相关规定，造成档案损毁、信息泄露或其他不良后果，愿承担一切法律责任和经济赔偿。

申请方式：[请选择：□ 现场查阅 □ 复印相关材料 □ 出具相关证明 □ 电子扫描件（如提供） □ 其他（请说明）]。

如需复印，预计复印页数：[大致页数]。

希望办理时间：[希望在哪天或哪个时间段办理]。

随申请附上：

1. 本人身份证复印件一份。

2. [如需其他证明材料，请列出，例如：退休审批告知单、社保部门通知、学校/单位要求证明的函件、户口本复印件（如涉及亲属关系）、结婚证复印件（如涉及夫妻关系证明）、原单位介绍信（如适用）、委托书及被委托人身份证复印件（如委托他人办理）等]。

联系方式：

申请人姓名：[姓名]

联系电话：[手机号码]

电子邮箱：[电子邮箱地址]

通讯地址：[详细通讯地址]

恳请贵单位（部门）根据相关规定，对本人的申请予以审核，并尽快给予办理为盼。如有任何疑问或需补充材料，请及时与本人联系。

此致

敬礼！

申请人（签字）：[手写签名]

[申请日期：XXXX年XX月XX日]

【样本二：单位因公调取档案申请书】

[接收单位名称，如：XX市/区档案馆或 XX集团档案中心或 XX部委档案管理司]：

我单位 [申请单位全称]，因 [详细说明调档原因和工作需要，例如：开展XX项目审计工作、进行XX历史课题研究、处理与XX单位/个人的法律纠纷、核实XX员工（原员工）信息以办理XX事务（如工伤认定、背景调查、退休核算等，需确保有合法依据或授权）、编纂XX地方志/单位史、落实XX政策补偿、查找XX工程项目历史资料以进行维护/改造、复盘XX重要决策过程以总结经验等。请务必详述具体工作任务、目标以及所需档案内容与该任务的直接关联性，例如：“为配合上级审计部门对我单位XXXX年至XXXX年度财务收支情况进行的专项审计，根据审计工作方案要求，需调阅此期间我单位形成的财务会计凭证、账簿、报表、银行对账单、重大经济合同、资产管理记录以及相关的会议纪要和审批文件。这些档案资料是审计取证、核实数据、评价财务管理合规性的基础依据，缺少将直接影响审计工作的顺利开展和审计结论的准确性。”或“我单位正在修订《XX地方志（XXXX-XXXX卷）》，其中‘经济篇’部分需参考贵馆保存的关于我市/县在特定时期（如XXXX年至XXXX年）的工商业登记档案、税收统计资料、重点企业经营报告、重大经济建设项目立项及验收文件等，以确保志书内容的真实性和权威性。”]。

根据上述工作需要，特申请调阅存放于贵处（或由贵处管理的）以下档案材料：

1. 档案门类/全宗名称：[如：文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、照片档案、实物档案等，以及具体的全宗号或名称]

2. 具体档案内容描述（请尽可能详细，可包括但不限于）：

文件标题/[列出具体的文件标题或与查找内容相关的关键词]

涉及单位/部门/项目名称：[相关的单位、内部部门或具体项目名称]

涉及人员姓名：[如需查找特定人员的材料]

档案形成时间范围：[明确需要档案的时间跨度，如：XXXX年XX月至XXXX年XX月]

档号/案卷号（如有）：[如果已知准确档号，请提供]

具体文件类型清单（示例）：

[如：XX会议纪要]

[如：关于XX问题的批复/决定/通知]

[如：XX项目设计图纸/技术报告/验收证书]

[如：XX合同/协议文本]

[如：XX年度财务决算报告/审计报告]

[如：XX事件调查报告/处理意见]

[如：涉及XX员工的劳动合同/考核记录/离职证明（需提供合法依据或授权）]

[其他具体需要调阅的文件名称或内容描述]

我单位承诺：

1. 严格遵守国家有关档案法律法规及贵单位的档案管理规定，履行保密义务。

2. 指派政治可靠、责任心强的同志负责办理调档事宜，并进行事前教育。

3. 所调阅、复制的档案信息仅限于本次申请所述的公务用途，并严格控制知悉范围，绝不挪作他用或向无关人员泄露。

4. 确保档案实体（如借阅原件）和信息的安全，采取必要的防护措施，防止丢失、损毁、涂改、泄密等情况发生。

5. 利用档案形成的成果（如报告、志书等），若涉及引用贵馆档案，将按规定注明出处；如涉及敏感信息，将按规定进行处理或征得贵馆同意。

6. 如借阅档案原件，保证按期完整归还；如获取复印件/扫描件，在工作任务完成后，将按保密规定进行管理或销毁。

7. 对于涉及个人隐私、商业秘密或国家秘密的档案内容，将依法依规进行查阅和使用。

8. 如因我单位管理不善或使用不当，导致档案损毁、信息泄露或造成其他不良后果，我单位愿承担相应的法律责任和经济赔偿责任。

申请方式：[请选择：□ 委派专人现场查阅 □ 申请复印/扫描相关材料 □ 申请出具档案证明 □ 请求提供数字化副本（如可行）□ 其他（请说明）]。

查阅/经办人员信息：

姓名：[经办人姓名]，职务：[经办人职务]，联系电话：[经办人电话]

姓名：[其他参与查阅人员姓名，如有]，职务：[职务]

随申请附上：

1. 单位介绍信（需盖公章）。

2. 经办人工作证/身份证复印件。

3. [根据调档内容和目的，可能需要的其他证明文件，如：项目立项文件、审计通知书、法院调查令、处理特定事务所需的上级批文、涉及个人信息时的授权委托书等]。

希望办理时间：[希望开始查阅/获取材料的日期或时间段]。预计查阅/利用期限：[大致需要多长时间]。

恳请贵单位（部门）对本申请予以审核，并给予大力支持和协助。如有任何问题，请随时与我单位经办人联系。

此致

敬礼！

申请单位（公章）：[单位全称并加盖公章]

[申请日期：XXXX年XX月XX日]

【样本三：研究人员因学术研究调取档案申请书】

[接收单位名称，如：XX档案馆/图书馆/博物馆/资料室]：

本人 [姓名]， [性别]，[国籍]，身份证号/护照号：[证件号码]。现为 [所在单位全称，如：XX大学XX学院或 XX研究所] 的 [职务/身份，如：教授/副研究员/博士后/博士研究生/硕士研究生]。联系电话：[手机号码]，电子邮箱：[电子邮箱地址]，通讯地址：[详细通讯地址]。

本人目前正在主持/参与一项学术研究课题，课题名称为：“[详细准确的研究课题名称]”。

[（可选）课题批准号/项目来源：如国家社科基金项目、省部级项目、校级项目、或个人研究项目等，编号：XXX]。

研究背景与目的：

[详细阐述研究背景、研究意义、主要研究内容和拟解决的关键问题。说明本研究在相关领域的学术价值和预期贡献。例如：“本研究旨在探讨 [具体研究主题，如：近代上海城市公共卫生体系的建立与演变（1843-1949）]。目前学界对 [简述现有研究状况及不足]。本研究试图通过深入挖掘 [具体说明需要利用的档案类型] 等原始档案文献，重构 [研究目标，如：当时公共卫生政策的制定过程、机构设置、具体措施及其社会影响]，以期更全面地理解 [研究的深层意义，如：近代中国城市化进程中的社会治理转型特征]。本研究的成果预计将以 [成果形式，如：博士学位论文/学术专著/系列期刊论文] 形式发表。”]

所需调阅档案说明：

为顺利开展上述研究，急需查阅贵馆（处）收藏的以下相关档案资料。根据前期调研和贵馆（处）的馆藏目录/指南（或相关线索），本人重点关注以下范围的档案（请尽可能具体列出，若不确定可描述主题范围）：

1. 全宗名称/编号：[如：上海市工部局档案（U-1）、XX省民政厅档案（QXXX）、XX名人档案（MXX）等]

2. 档案类别/系列：[如：会议记录、年度报告、往来函电、统计报表、地契、户籍册、特定事件卷宗、个人日记/手稿等]

3. 主题/[与研究内容密切相关的关键词，如：防疫、医院、环境卫生、市政工程、慈善机构、商会、同乡会、某人物姓名、某地名、某事件名称等]

4. 时间范围：[研究所需档案的起止年代，如：XXXX年至XXXX年]

5. 已知档号/案卷号（如有）：[提供已知的具体档号，有助于快速定位]

6. 其他线索描述：[如：某次展览中见到的某份文件、某本书中引用的某份档案等，尽可能提供有助于查找的信息]

本人承诺：

1. 严格遵守中华人民共和国相关法律法规及贵馆（处）的各项档案查阅、利用、复制和保密规定。尊重知识产权，合法使用档案信息。

2. 保证所查阅、复制的档案资料仅用于本人署名的非营利性学术研究，以及在此基础上形成的学术成果（论文、专著等）中，不用于任何商业目的或其他无关活动。

3. 在学术成果中引用贵馆（处）档案时，将按照学术规范明确标注档案来源和档号。