个人档案查询申请书怎么写

样本一：

个人档案查询申请书

申请人： （姓名）

身份证号码： （身份证号码）

出生日期： （年/月/日）

原工作单位（或毕业院校）： （填写具体名称）

档案存放单位： （如果知道，请填写档案所在单位名称，例如：XX市人才服务中心、XX大学档案馆等；如果不知道，请填写“未知，请协助查询”）

申请查询内容： （详细列出需要查询的档案内容，例如：高中毕业证书复印件、大学成绩单、入团/入党志愿书、工作经历证明、职称评定材料等。请尽可能详细具体，以便档案管理部门查找。）

查询目的： （说明查询档案的目的，例如：办理退休手续、报考公务员、职称评定、出国留学、学历认证、落户等。请根据实际情况填写。）

联系电话： （手机号码）

电子邮箱： （常用邮箱地址）

联系地址： （详细通讯地址，用于接收可能的邮寄材料）

申请日期： （年/月/日）

本人承诺：

本人保证以上所填信息真实有效，如有虚假，愿承担一切法律责任。
本人保证查询所得档案信息仅用于所述目的，不会用于非法用途或泄露给第三方。
本人将严格遵守档案管理部门的相关规定。

申请人签名： （手写签名）

样本二：

关于查询本人档案的申请

（档案所在单位名称/主管部门名称）：

您好！

本人，（姓名），性别（男/女），身份证号码：（身份证号码），出生日期：（年/月/日），原（毕业院校/工作单位）：（填写具体名称）。

现因（查询目的，例如：办理退休手续、考取研究生、申请职称评定、办理落户、工作需要等，请详细说明）需要，特向贵单位申请查询本人档案中的以下内容：

（具体内容一，例如：高中毕业证书复印件）
（具体内容二，例如：大学期间成绩单）
（具体内容三，例如：入党志愿书）
（具体内容四，例如：历次工作调动记录）
(具体内容五，例如：专业技术职务任职资格评审表)
（请根据实际需要，详细列出所有需要查询的档案内容。如果内容较多，可以另附清单。）

如贵单位无法直接提供上述材料的复印件，请提供相关证明或告知进一步查询的途径。

本人承诺所提供信息真实无误，并保证查询所得档案信息仅用于上述用途，绝不用于非法活动或泄露给第三方。如有违反，本人愿承担一切法律责任。

烦请贵单位协助办理，不胜感激！

联系方式：

手机：（手机号码）
邮箱：（电子邮箱）
通讯地址：（详细地址）

此致

敬礼！

申请人：（手写签名）

（年/月/日）

样本三：

档案查询申请

致：（档案保管单位名称，如：XX人才交流中心、XX大学档案馆等。如不清楚具体单位，可写“档案管理部门”）

申请人：（姓名），身份证号：（身份证号码），出生日期：（年/月/日）。

原就读学校/工作单位：（填写毕业院校或曾工作过的单位全称）。

申请事项：查询并（复印/摘抄/出具证明）本人档案内相关材料。

具体内容：

（例如：大学本科毕业证书、学位证书复印件）
（例如：研究生期间成绩单原件/复印件）
（例如：党员关系证明）
（例如：XX年至XX年期间在XX单位工作的经历证明）
（例如：XX年获得的XX职称证书复印件或相关评审材料）
…（请尽可能详细列出所需查询的全部内容，避免遗漏）

查询原因：（请详细说明查询档案的具体原因，例如：因申请XX市人才引进落户需要、因报考XX单位公务员政审需要、因办理退休手续需要核实工龄、因出国留学需要提供学历证明等。原因务必真实、具体。）

联系方式：

电话：（本人手机号码）
邮箱：（本人常用邮箱）
地址：（详细通讯地址，用于接收可能需要的邮寄材料或通知）

本人声明：

以上信息真实有效，如有虚假，本人承担全部责任。
查询所得档案材料仅用于上述声明用途，不作他用，并妥善保管，防止泄露。
本人将遵守档案管理相关规定。

申请人：（手写签名）

（年/月/日）

补充说明（针对三种模板的通用注意事项，这些内容不写入申请书）：

抬头/称谓：
- 如果明确知道档案所在单位，直接写单位名称。
- 如果不清楚具体单位，可以写“档案管理部门”或“人事档案管理部门”。
- 称谓可以使用“您好”、“尊敬的XX单位领导”等。
个人信息：
- 务必准确填写姓名、身份证号、出生日期等基本信息。
- “原工作单位/毕业院校”要填写全称，避免使用简称。
- 如果档案经历过多次转移，尽可能提供所有相关单位信息。
申请查询内容：
- 这是申请书的核心部分，一定要详细、准确地列出需要查询的每一项内容。
- 使用规范的名称，例如“毕业证书”、“学位证书”、“成绩单”、“入党志愿书”、“工作鉴定”、“职称评定表”等。
- 如果需要复印件，要明确说明“复印件”字样。
- 如果需要原件（通常档案部门不会提供原件，除非有特殊政策或规定），要特别说明并解释原因。
- 如果只需要查阅某些信息（例如核对出生日期、参加工作时间等），可以写“查阅”。
- 如果需要档案部门出具证明，要明确写明需要证明的内容。
查询目的：
- 查询目的要真实、具体，不要笼统地写“个人需要”。
- 说明查询目的有助于档案管理部门判断是否符合查询规定，并更快地找到所需材料。
- 不同的查询目的可能对应不同的办理流程和所需材料，因此务必如实填写。
联系方式：
- 提供有效的手机号码和常用邮箱，确保档案管理部门能够及时联系到你。
- 提供详细的通讯地址，以便接收可能需要邮寄的材料或通知。
承诺/声明：
- 申请书通常需要包含承诺或声明，表示对所提供信息的真实性负责，并保证合法使用档案信息。
- 承诺部分要认真阅读，并手写签名。
签名和日期：
- 务必手写签名，不能使用电子签名或打印签名。
- 日期要填写提交申请的当日日期。
附件（如有）：
- 如果申请查询的内容较多，可以另附清单，并在申请书中注明“详见附件”。
- 如果需要提交其他证明材料（例如身份证复印件、委托书等），也要在申请书中说明，并附上相应材料。
提交方式：
- 可以亲自前往档案所在单位提交申请。
- 可以通过邮寄方式提交申请（建议使用挂号信或EMS，以确保安全送达）。
- 部分档案管理单位可能提供在线申请服务，具体请咨询相关单位。
委托办理：
- 如果本人无法亲自办理，可以委托他人代办。
- 委托他人代办需要提供委托书（通常需要公证）、委托人和受托人的身份证复印件。
- 委托书要明确委托事项、委托权限、委托期限等。
补充说明:
- 在填写前最好先联系档案存放地,询问具体要求和流程,不同单位可能略有差异. 建议电话或者在其官方网站进行咨询。
- 有些单位会提供规范的申请表格，直接下载填写更方便。
- 递交前仔细检查，避免错漏。
- 复印所有递交材料,留存备查.
- 一般情况下, 档案管理部门不会向个人提供档案原件。通常提供复印件并加盖档案管理部门的公章。
- 查询档案通常需要一定的时间，请耐心等待。如果长时间没有收到回复，可以主动联系档案管理部门查询办理进度。
关于“不知道档案在哪里”的情况：
- 如果你不知道自己的档案在哪里，可以在申请书中写明“未知，请协助查询”，并提供尽可能多的线索，例如：毕业院校、户籍所在地、曾经工作过的单位等。
- 你可以尝试联系原毕业院校、户籍所在地的人才服务中心、曾经工作过的单位的人事部门等，寻求帮助。
- 对于毕业生，通常先联系毕业院校。毕业后档案一般会由学校转递到户籍地或者工作单位所在地的人才服务中心。
- 对于有工作经历的人员，优先联系最后一家有档案管理权限的单位（通常是国企、事业单位、机关单位）。
- 如果通过以上途径仍然无法找到档案，可以尝试向户籍所在地的区县级人力资源和社会保障局（或相关部门）咨询。